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経理規程の作り方｜ひな形・モデルを自社運用へ落とし込む方法
2026/7/21
経理規程とは、会社の経理業務を円滑かつ適正に行うために定める社内規程です。経理処理の基準、承認権限、決算手続き、証憑管理などを明文化することで、業務の属人化を防ぎ、監査や税務調査にも対応しやすくなります。
しかし、インターネット上のひな形、サンプル、モデル規程をそのまま流用しても、自社の業務に合わなければ形骸化してしまいます。経理規程は「作ること」より「運用すること」が目的です。
この記事では、経理規程の必要性、中小企業向けの記載事項、ひな形・モデル規程の使い方、作成義務の考え方、そして内部統制や承認フローとどうつなげるかを解説します。
経理規程とは何か
経理規程は、会社の経理に関する業務のルールを定めた社内文書です。経理部門だけでなく、経費申請や稟議、契約締結、入出金の承認など、会社全体の経理に関わる業務を対象とします。
主な目的は次のとおりです。
業務の標準化：誰がやっても同じ基準で処理できるようにする
内部統制の強化：ミス・不正・漏れを防ぐ承認やチェックの仕組みを作る
監査・税務対応：外部からの確認に対して根拠を示せるようにする
経理規程と経理規則の違い
経理規程と経理規則は、会社によって呼び方や位置づけが異なります。実務上は、経理処理の基準、承認権限、証憑管理、決算手続きをどの文書で定めるかを明確にし、社内で参照できる状態にしておくことが重要です。
経理規程は義務か、ない場合に何が困るか
経理規程の作成義務は、会社の形態、業種、補助金・許認可、外部監査の有無などによって確認すべき前提が変わります。義務の有無だけで判断するのではなく、経理処理の基準を社内で説明できるかが重要です。
経理規程がない状態で起きやすい問題
経理規程がないと、経費精算、支払承認、証憑保管、勘定科目の使い方が担当者ごとに変わりやすくなります。担当者が変わったときに処理基準を引き継げず、月次決算や税理士とのやり取りにも影響します。
作成義務より運用ルールとして考える
法的な義務が明確でない場合でも、経理規程は業務ルールとして機能します。社内の承認権限、支払手続き、証憑保存、勘定科目の基準を明文化しておくことで、日々の判断を揃えやすくなります。
経理規程が必要な理由
経理業務の属人化を防ぐ
経理担当者が限られている会社では、特定の人の判断基準に依存しやすくなります。規程を定めておくことで、担当者が休んだり退職したりしても業務が止まりにくくなります。
内部統制の基本となる
内部統制とは、業務の正当性を保つための仕組みです。経理規程には承認権限や業務の分掌を定めることで、不正やミスを未然に防ぐ効果があります。
監査や税務調査に対応しやすくなる
税務調査や監査の場で「なぜそのように処理したか」を説明する際、経理規程が根拠となります。特に経費の処理基準や証憑の保管方法は、頻繁に問われるポイントです。
経理規程に含めるべき項目
会社の規模や業態によって異なりますが、中小企業では最低限、以下の項目を盛り込むと運用しやすくなります。
目的と適用範囲
「この規程は何のためにあるか」「誰が守るべきか」を明記します。対象となる部門や業務の範囲が曖昧だと、規程が守られなくなります。
経理業務の分担と責任
記帳、入金確認、支払準備、請求書発行、給与計算、年末調整などの業務を誰が担当するかを明確にします。可能であれば、実行と確認を分けるなど、内部統制を意識した分担にします。
承認権限と稟議ルール
出金、契約、経費申請、貸付などにおける承認権限を金額別・部署別に定めます。具体的な金額基準は会社の規模、決裁権限、リスクに合わせて決めます。
取引の処理基準
売上・仕入・経費の計上基準、消費税区分、仮払金・立替金の扱い、現金の管理等を定めます。特に、領収書がない経費の処理や、私的利用との区別は明確にしておきます。
勘定科目一覧と使い分け
勘定科目一覧は、経理規程とセットで整備すると運用しやすくなります。同じ支出でも担当者によって科目が変わると、月次比較や税理士確認に手間がかかります。よく使う科目、使わない科目、迷いやすい取引の処理例をまとめておきます。
証憑管理と保管
領収書、請求書、契約書、振込明細などの保管方法、保管期間、電子データの保存ルールを定めます。電子帳簿保存法への対応もここに含めます。
決算・月次決算の手続き
月次決算の締め日、決算整理の手順、棚卸の実施方法、減価償却の処理などを定めます。月次決算を早めるための業務フローも含めると実務的です。
固定資産・棚卸資産の管理
固定資産の取得・償却・除却、棚卸資産の評価方法などを定めます。これらは税務上の判断が必要なため、税理士と確認しながら規程に反映させます。
規程の変更手続き
規程は作ったままでは陳腐化します。変更が必要になったときの承認フローも定めておくと、運用が継続します。
ひな形・サンプル・モデル規程の正しい使い方
ひな形は出発点であって完成形ではない
インターネットにある経理規程のひな形は、一般的な文言が多く含まれていますが、自社の業務フロー、組織体制、業種に合わせないと使えません。ひな形やWord形式のサンプルは「何を書くべきか」の参考にし、内容は自社用に改写します。
モデル経理規程は業種と前提を確認する
社会福祉法人や公益法人向けのモデル経理規程は、一般企業の経理規程とは前提が異なる項目があります。モデル規程を使う場合は、自社の法人形態、会計基準、承認体制に合う項目だけを参考にします。
中小企業向けに不要な項目を削る
上場企業向けのサンプルには、連結決算、J-SOX、株式報酬などの項目が含まれていることがあります。中小企業であれば、まず売上・仕入・経費・入金・支払・承認・決算の項目を整えれば十分です。
ワードやPDFではなく業務フローとセットで運用する
規程を文章だけで完結させるのではなく、承認フロー図、月次スケジュール、経費申請の手順書などとセットにして社内に展開すると、形骸化しにくくなります。
経理規程と内部統制・承認フローの関係
規程は「仕組み」、内部統制は「目的」
経理規程は内部統制を実現するための手段です。たとえば、「支払は必ず別担当者のチェックを経る」という規程を定めることで、振込ミスや不正を防ぐ内部統制を実現できます。
承認フローを規程に落とし込む
口頭の承認ではなく、規程に基づく承認ルールにすることで、誰がいつ承認したかを追跡できます。これは請求書処理や支払業務の効率化にも直結します。
経理規程を運用で形骸化させないポイント
担当者に教育する
規程を作っても、担当者が内容を理解していなければ守られません。入社時や業務変更時に必ず周知し、定期的に見直しの機会を設けます。
違反や例外を記録する
現場では例外が必ず発生します。例外をこっそり処理するのではなく、誰の承認を得てどう処理したかを記録に残すルールを定めます。
定期的な見直しを定例化する
制度変更（インボイス、電子帳簿保存法など）や組織変更に応じて、規程を見直します。見直し自体の承認フローも規程に含めておきます。
経理規程作成を経理代行・BPOで支援できる範囲
経理規程の作成は社内の判断が必要ですが、実務面で支援できる部分は多くあります。経理代行やBPOは、日々の業務フローを整理したうえで、規程に反映すべき項目を提案できます。
たとえば、請求書処理、入金消込、支払準備、月次決算のフローを整理し、承認ポイントやチェック項目を明確にすることで、規程作成の足がかりを作れます。税理士や社労士と連携しながら、経理規程・労務規程・総務規程の整合性も確認できます。
上場準備を見据える場合は、規程だけでなく内部統制の整備手順と接続します。また、日常運用に落とすには月次決算を締める工程表まで同じ責任分担で設計する必要があります。
よくある質問
経理規程は中小企業にも必要ですか？
経理担当者が少ない会社ほど、支払承認、証憑保管、経費精算、月次締めのルールを文書化しておく意味があります。担当者が変わっても同じ手順で処理できる状態にすることが目的です。
経理規程はひな形を使えば十分ですか？
ひな形は出発点にはなりますが、そのままでは自社の承認ルートや会計ソフト運用に合わないことがあります。実際の請求、支払、経費精算、月次決算の流れに合わせて修正する必要があります。
まとめ
経理規程は、経理業務の標準化、内部統制の強化、監査・税務対応のために必要な社内文書です。ひな形、サンプル、モデル規程は参考にしつつ、自社の業務フロー、承認権限、決算手続き、勘定科目の使い分けに合わせて改写することが大切です。
重要なのは、規程を「作る」ことではなく「運用」することです。担当者教育、例外処理のルール、定期的な見直しを定例化し、承認フローや業務フローとセットで運用することで、経理規程は単なる文書ではなく、会社の経理基盤になります。
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