請求書作成業務を効率化する方法｜テンプレ・システム・外注の比較

2026/7/6

請求書作成は、単に請求書を作る作業ではありません。

請求対象の確認、金額の承認、請求書の送付、入金予定の管理、入金消込までつながっています。

この記事では、請求書作成業務を効率化する方法と、テンプレ・システム・外注の使い分けを整理します。

請求書作成業務の流れ

請求書作成は、次の流れで考えます。

請求書を作るだけで終わると、送付漏れ、入金確認漏れ、請求漏れが残ります。

請求書作成には、Excel・テンプレ、請求書作成ソフト、経理代行・BPOなどの方法があります。

作成ツールやテンプレートを選ぶ前に、請求対象の確定、金額承認、送付履歴、入金予定への反映まで含めて足りない工程を確認します。会社の課題が請求漏れや入金確認漏れにある場合、作成画面だけでは解決しません。

請求書作成では、次のようなミスが起こりやすくなります。

ミスを減らすには、作成者と承認者を分け、送付日と入金予定日を記録することが重要です。

請求書作成は外注できますが、すべてを外に出すわけではありません。

外注しやすい業務:

社内に残す業務:

請求書作成代行を検討する場合は、請求書を作るだけでなく、入金確認までつながる運用にできるかを確認します。

件数が少なく、請求条件が単純なら表計算やテンプレートでも運用できます。取引日、内容、金額、取引先、自社情報、支払期限、振込先を漏れなく記載し、請求番号で管理してください。件数が増える、担当が複数になる、送付漏れが起きる場合は、承認と送付履歴が残る仕組みへ移します。

必要事項がそろっていれば運用できます。適格請求書を発行する場合は、国税庁が示す売手の名称・登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価額・適用税率・消費税額、買手の名称などの記載事項を満たす必要があります。社内では、手書き原本の保管、番号管理、会計への反映方法まで決めてください。

無料プランやテンプレートを提供するサービスはあります。会社で使う場合は、作成だけでなく、承認、送付履歴、請求番号、入金状況、訂正履歴、権限管理を確認してください。料金が無料かどうかより、請求漏れと二重発行を防げるかが判断基準です。

スマートフォン対応の請求書サービスで作成できます。複数人で商品マスタ、請求番号、承認、送付、入金確認を管理する会社では、個人端末だけにデータを残さず、会社管理のアカウントと操作履歴があるサービスを使ってください。

請求書作成は、テンプレやソフトで効率化できます。

ただし、請求漏れや入金確認漏れが起きている会社では、作成方法だけでなく、承認、送付、入金消込まで含めた経理フローを見直す必要があります。

請求書作成業務を外注する場合は、請求対象の整理から入金確認まで、どこまで任せるかを明確にしてください。

作成後の送付漏れを防ぐには請求漏れの原因と再発防止策、受領した請求書の処理を整えるには請求書処理のフローを分けて確認してください。

国税庁インボイス制度について: https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm

記帳、請求、支払、入金確認、月次締めまで、社内に残す業務と外部化する業務を整理したうえでご相談いただけます。