記帳代行とは｜経理代行との違いと任せられる範囲
記帳代行とは、領収書や請求書、通帳などをもとに、取引を会計ソフトへ入力し、帳簿を整えるサービスです。経理担当者を採用するほどではないものの、記帳に時間を取られて本業が進まない個人事業主や中小企業に向いています。ただし、請求書の発行、支払予定の管理、入金確認、月次業務まで任せる経理代行とは範囲が異なります。
依頼先を選ぶときは、月額料金だけで決めず、「入力前の証憑整理」「不明取引の確認」「月次のチェック」「納品物」が含まれるかを見ます。証憑の提出、社内承認、最終的な振込実行などは社内に残るのが基本です。また、税務相談や申告は税理士の業務であり、一般の記帳代行業者へは任せられません。顧問税理士は変えず、記帳だけ別の事業者へ外注する運用も可能です。
この記事では、記帳代行の定義、任せられる範囲、社内に残る作業、税理士法上の線引き、依頼先の選び方を整理します。具体的な価格水準は経理代行の料金相場、経理全体の外注を比較したい場合は経理代行の解説、サービス選びを広く検討したい場合は中小企業向け経理代行サービス比較を確認してください。
記帳代行とは｜記帳業務を外注するサービス
記帳代行とは、日々の取引を会計ソフトに入力し、帳簿として整える作業を外部に任せるサービスです。領収書や通帳のデータを渡せば、仕訳の入力から元帳・試算表の作成までを代わりに進めてもらえます。
一方で、請求書の発行や支払の実行、入金の照合といった日常の経理業務は、記帳代行の範囲には通常含まれません。ここを混同したまま契約すると、「思っていた業務が残っている」というずれが起こりやすくなります。
まずは記帳という言葉が指す作業の中身を整理し、そのうえで外注できる範囲を確認していきます。
そもそも「記帳」とは何を指すか
記帳とは、事業で発生した取引を日付・金額・相手先・内容ごとに記録し、帳簿を作ることです。実務では、領収書、請求書、通帳、カード明細などを確認し、勘定科目や税区分を付けて会計ソフトへ仕訳を入力します。入力結果から仕訳帳や総勘定元帳が作られ、月次の試算表や決算・申告の基礎データになります。
記帳代行へ依頼する前は、次の範囲を切り分けます。
証憑のスキャンやファイル名整理も任せるか
会計ソフトへの入力だけを任せるか
銀行やカードのデータ連携を使うか
不明取引を誰が、いつ判断するか
月次で残高照合や入力漏れの確認まで行うか
単に「記帳込み」と書かれていても、原本整理や月次チェックが別業務の場合があります。社内で証憑を整えられるなら入力中心、書類が散在しているなら整理から対応できる依頼先を選ぶと、追加作業や確認の往復を抑えやすくなります。
記帳代行が必要とされる背景
記帳が後回しになる最大の理由は、売上に直結しない作業だからです。小規模な会社や個人事業主では、経営者本人が営業や納品を抱えながら経理も兼ねているケースが多く、領収書が月末にまとめて積み上がり、確定申告や決算の直前に数か月分を一気に入力するという流れになりがちです。この状態では月ごとの利益が見えず、資金繰りの判断も感覚に頼ることになります。
背景として、会計ソフトのクラウド化も影響しています。銀行口座やカード明細を自動で取り込めるようになった反面、取り込んだ明細に勘定科目を付け、重複や未処理を整理する作業は残ります。自動化で入力の手間は減っても、確認と仕上げの工程がなくなるわけではありません。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応で、証憑の管理項目は以前より増えています。
判断の分岐としては、次の三点を確認してみてください。月次の試算表を決算のときにしか見ていないか。経営者や担当者の残業時間の多くが入力作業に使われているか。税理士から資料の不足を毎年指摘されているか。
いずれかに当てはまるなら、入力作業を切り出して外に出す価値があります。逆に、取引件数が少なく、自動取込だけでほぼ帳簿が完成しているなら、現時点では外注の優先度は高くないと判断できます。
記帳代行で依頼できる業務範囲
記帳代行の中心は、証憑データの整理、仕訳入力、帳簿作成、入力内容の確認です。ただし、どこからどこまでを標準業務とするかは依頼先で異なります。見積もりを比べる前に、「渡す資料」「依頼する作業」「受け取る成果物」の3点をそろえて確認することが重要です。入力件数だけでなく、前処理と確認の深さまで明文化すると認識違いを防げます。
領収書・請求書・通帳データの整理
記帳代行の入り口となるのが、証憑の整理です。ここでいう証憑とは、領収書やレシート、受け取った請求書、発行した請求書の控え、通帳やネットバンキングの入出金明細、クレジットカードの利用明細などを指します。これらを日付順や取引先別に並べ、どの支出がどの明細に対応するかを突き合わせてから、仕訳入力に進みます。
依頼先によって、整理の受け方は大きく分かれます。紙の領収書を封筒でまとめて郵送する方式、スマートフォンで撮影した画像をアップロードする方式、会計ソフトの明細連携を前提に電子データだけを受け取る方式などです。紙をそのまま渡せる契約は手間が少ない反面、仕分け作業が代行側に発生するため、料金体系の中で入力とは別の項目になっていることがあります。
契約前に確認しておきたいのは次の点です。第一に、証憑の受け渡し方法と月あたりの提出回数。第二に、レシートに手書きの補足（誰と何の目的か）が必要かどうか。第三に、明細と証憑が一致しない取引が出たときの問い合わせの流れ。
第四に、整理後の証憑を返却してもらえるか、あるいはスキャンデータとして保管するか。電子帳簿保存法の要件を満たす形で保存したい場合は、代行側の保存方法が自社の運用と噛み合うかも事前に聞いておくと安心です。
会計ソフトへの仕訳入力
会計ソフトへの仕訳入力では、証憑や明細を一件ずつ取引として登録します。日付と金額を写すだけではなく、売上、仕入、消耗品費などの勘定科目、取引先、部門、消費税区分を設定し、摘要へ取引内容を残します。銀行口座やクレジットカードを連携する場合も、自動取得された明細の確認、重複除外、未登録取引との照合が必要です。
依頼時の確認項目は次のとおりです。
現在の会計ソフトへ直接入力するか
CSVや仕訳データで納品するか
過去の仕訳ルールを引き継ぐか
部門、取引先、品目などの補助項目を付けるか
連携エラーや現金取引をどう扱うか
社内で同じ会計データを随時見たいなら、クラウド会計へ直接入力する方式が適しています。顧問税理士が別のソフトを使っている場合は、互換形式、確認権限、修正担当を先に決めると、決算前の再入力を防げます。
総勘定元帳・試算表など帳簿の作成
仕訳の入力が終わると、会計ソフトは仕訳帳から総勘定元帳、補助元帳、そして試算表を自動で集計します。記帳代行の納品物として一般的なのは、この試算表と各種元帳です。
総勘定元帳は勘定科目ごとに取引の流れを一覧にしたもので、税理士が決算や申告を行うときの土台になります。補助元帳は取引先別や口座別の内訳を示すもので、売掛金や買掛金の残高が合っているかを確認するために使います。
ここで見落としやすいのが、「帳簿ができている」と「帳簿の中身が正しい」は別だという点です。ソフトが自動集計するため形式上は必ず出力できますが、勘定科目の付け間違いや二重計上があれば、試算表の数字はそのままずれます。
したがって、納品される試算表を受け取ったら、少なくとも現金・預金残高が実際の通帳と一致しているか、売掛金と買掛金の残高に不自然な数字が残っていないかは確認しておくべきです。
依頼前に確認したいのは、納品の形式と時期です。月次で試算表が出るのか、四半期や年一回のまとめ入力なのか。会計ソフト上で自社も閲覧できるのか、PDFだけが送られてくるのか。決算期には顧問税理士がこの帳簿を引き継ぐことになるため、税理士が使う形式で出力できるかも合わせて聞いておくと、期末のやり直しを防げます。
月次の入力チェックと不明取引の確認
月次チェックは、入力件数を確認するだけではありません。銀行残高と帳簿残高が一致しているか、売掛金や買掛金に長期間残った明細がないか、同じ証憑を二重に入力していないか、仮払金や未払金が適切に処理されているかを確認します。用途が分からない支出や入金は、依頼先が推測で確定せず、会社へ照会する運用が必要です。
確認フローは次の順で決めます。
不明取引を一覧で受け取る日
社内の回答担当者と回答期限
証憑不足時の扱い
修正後に再確認する担当者
月次完了を示す納品物
取引量が少なく、経営判断に月次数値を使わないなら、入力完了までの簡易な確認でも運用できます。一方、資金繰りや部門別の業績を毎月見る会社は、残高照合と不明点解消までを依頼範囲に含めるべきです。チェックの深さを明記すると、「入力済み」と「月次確定」の取り違えを防げます。
記帳代行と経理代行・税理士の違い
「記帳代行」「経理代行」「税理士」は似た場面で使われますが、担う範囲はそれぞれ異なります。
記帳代行は取引の入力と帳簿の作成、経理代行は請求書の発行や支払、入金確認、月次のまとめまでを含む日常業務の運用、税理士は申告や税務相談という資格が必要な領域です。
どれかひとつで全部が片付くわけではなく、多くの会社ではこれらを組み合わせて経理が成り立っています。違いを知らずに契約すると、業務の抜けや二重発注が起こります。まずは記帳代行と経理代行の境目から見ていきます。
記帳代行は入力、経理代行は日常業務の運用
記帳代行が担うのは、取引資料を受け取り、仕訳を入力して帳簿を整える工程です。これに対し経理代行は、請求書の発行、支払予定表の作成、入金消込、経費精算、月次締めなど、日常の経理運用まで対象にできます。税理士は、税務相談、税務書類の作成、申告、税務代理を担います。名称ではなく、実際の作業範囲で区別することが大切です。
判断は次のように分けます。
証憑はそろい、入力だけが負担：記帳代行
請求や支払の処理から滞っている：経理代行
税務判断や申告を任せたい：税理士
日常経理と税務の両方が必要：経理代行と税理士を連携
なお、経理代行へ依頼しても、証憑提出、承認、振込の最終実行などは社内に残る場合があります。業務範囲や依頼先を詳しく比較する場合は、経理代行の解説と中小企業向け経理代行サービス比較を参照してください。
税務相談・申告・税務代理は税理士の独占業務
税理士法では、税務代理、税務書類の作成、税務相談の三つを税理士だけが行える業務と定めています。税務代理は納税者に代わって申告や調査対応を行うこと、税務書類の作成は申告書や届出書を作ること、税務相談は個別の事情に基づいて税法上の扱いを助言することです。有償か無償かを問わず、資格を持たない者がこれらを行うことは認められていません。
記帳代行との関係で押さえておきたいのは、帳簿を作ること自体はこの三つに含まれないという点です。取引を仕訳として入力し、元帳や試算表を出力する作業は、税理士でなくても請け負えます。
ただし、その先の「この費用は交際費か会議費か、税務上どちらが有利か」「消費税の課税区分をどう判断するか」といった問いに個別に答える段階に入ると、税務相談の領域に踏み込みます。
依頼先を選ぶときは、次の線引きを確認してください。記帳代行側が申告書の作成まで引き受けると言っていないか。税務上の判断が必要な取引が出たとき、顧問税理士に確認する流れになっているか。
「税務も全部お任せください」という説明があれば、その業者が税理士事務所か、税理士と提携しているかを確認する必要があります。記帳と税務を分けて考えると、記帳代行に何を頼み、税理士に何を残すかが整理しやすくなります。
顧問税理士は変えずに記帳だけを外注できる
記帳を外注するために、現在の顧問税理士との契約を変える必要はありません。記帳代行業者が日々の証憑を整理して会計データを作り、顧問税理士が月次または決算時に内容を確認し、税務相談と申告を担当する分業ができます。社内の入力負担を減らしながら、これまでの税務方針や顧問関係を維持できる組み方です。
開始前に、三者で次を確認します。
使用する会計ソフトと閲覧権限
仕訳ルールや補助科目の指定
月次の締め日とデータ共有日
記帳上の不明点と税務判断の振り分け
修正を反映する担当者
決算時に渡す証憑と帳簿の形式
顧問税理士が自ら記帳を受託している場合は、業務の重複や契約変更の有無も確認します。記帳代行業者へ税務判断を求めず、判断が必要な項目を顧問税理士へ渡す経路を作れば、責任の所在が曖昧になるのを防げます。
記帳代行を依頼しても残る社内業務
記帳を外注しても、経理業務がすべて社外へ移るわけではありません。取引の事実を知るのは社内であり、証憑の提出、不明点への回答、支払の承認などは残ります。外注後の担当者と期限まで設計しておかないと、資料待ちで記帳が止まり、月次数字も遅れます。どの工程を誰が完了させるか、社内側の役割も一覧にして引き継ぎます。
証憑の回収・提出
記帳代行に入力を任せても、証憑を集めて渡す作業は社内に残ります。ここでいう証憑とは領収書、請求書、通帳明細、カード明細、契約書などで、記帳代行はこれらが手元に届いてからでないと作業を始められません。提出が遅れれば、月次の帳簿の完成もその分だけ後ろにずれます。外注したのに帳簿が遅いという不満は、多くの場合この提出の段階で起きています。
社内で決めておきたいのは、誰がいつ何を提出するかの運用です。第一に回収の担当者。営業担当が受け取った領収書を経費精算とともに月内に集める仕組みがあるか。第二に提出の締め日。月末締めなら翌月の第何営業日までに渡すのか。
第三に提出方法。紙をまとめて郵送するのか、スマートフォンで撮影してアップロードするのか、会計ソフトの明細連携で自動取得できる部分はどこまでか。
判断の分岐として、取引の多くが銀行振込やカード決済で済んでいる会社なら、明細の自動取込を軸にして、紙の証憑は例外扱いにすると提出の手間が大きく減ります。
逆に現金取引や手書き領収書が多い業種では、提出のルールを緩くすると不明取引が増え、代行側からの問い合わせが月ごとに膨らみます。
証憑の回収は小さな作業に見えますが、記帳代行の成果を左右する工程として、最初に運用を固めておくことをお勧めします。
勘定科目や不明取引についての判断
記帳担当者は、証憑から分かる事実に基づいて仕訳しますが、資料だけでは判断できない取引もあります。たとえば、同じ店舗での購入でも業務用か私用か、振込が仕入代金か立替金の精算か、入金がどの請求書に対応するかは、社内の情報が必要です。外注先が独断で勘定科目や相手先を確定すると、月次数字や税務処理にずれが生じます。
社内に残す判断を明確にします。
取引目的と利用者の回答
売上や入金の対応付け
私的利用、立替、役員取引の確認
部門やプロジェクトの指定
証憑がない取引の事実確認
税務判断が必要な項目の顧問税理士への照会
過去と同じ定型取引は仕訳ルールを登録し、例外だけを一覧で確認する運用が効率的です。回答者を一人に決め、締め日前に不明点を返すと、確認の往復を減らせます。税区分など専門的判断が必要なら、記帳代行業者ではなく税理士へつなぎます。
請求・支払・資金繰りの管理
請求書の発行、取引先への支払、入金の確認、そして資金繰りの見通しは、記帳代行の範囲には基本的に含まれません。記帳代行が扱うのは「すでに起きた取引を帳簿に記録する」作業であり、「これから起こす取引を実行する」作業は別物です。振込を実行する権限や、どの請求を優先して支払うかの判断は、会社の資金を動かす行為そのものなので、社内に残ります。
具体的には次の業務です。売上が確定したら請求書を作成して送る。受け取った請求書の内容を確認し、支払日を決めて振込を実行する。入金があれば、どの請求に対する入金かを照合し、未入金があれば督促する。月末に残高と今後の支払予定を見比べ、資金が足りるかを判断する。試算表を材料にはできますが、実行そのものは記帳代行に委託できません。
ここで分岐が生まれます。請求件数や支払件数が少なく、経営者や担当者がこれらを月数時間で回せるなら、記帳代行だけで十分です。
一方で、請求書の発行が月に数十件を超えたり、支払の抜け漏れや入金確認の遅れが常態化しているなら、記帳だけを外注しても業務の詰まりは解消しません。その場合は、請求・支払・入金管理まで含めた経理代行のほうが構造に合っています。
どこまでを外に出すかの詳しい比較は、経理代行との違いを扱った記事で確認してください。
記帳代行は違法？税理士法との線引き
記帳代行を検討すると、「税理士以外が帳簿を作ってよいのか」という疑問が出てきます。結論から言えば、帳簿の作成そのものは税理士の独占業務ではなく、記帳代行業者やフリーランスが請け負うことは認められています。
ただし、その延長で申告書の作成や税務上の判断まで引き受けると、税理士法に触れる領域に入ります。線引きが曖昧なまま「全部任せられる」と受け取ると、依頼側も思わぬ形で巻き込まれかねません。
まず、記帳事務がなぜ違法にならないのかを整理します。
記帳事務そのものが直ちに違法になるわけではない理由
領収書や通帳などの事実資料に基づき、会社が決めたルールに沿って会計ソフトへ入力し、帳簿を作成する事務そのものが、直ちに違法となるわけではありません。企業は経理事務を従業員だけでなく、外部の記帳代行業者へ委託できます。ただし、記帳の途中で税務相談に答えたり、税務書類を作成したりする行為まで無資格者が請け負えるわけではありません。
依頼範囲は次の線で確認します。
証憑整理、データ入力、帳簿出力：記帳事務
会社が定めた仕訳ルールの適用：記帳事務
個別取引の税務上の扱いを判断して助言：税務相談に該当し得る
確定申告書や法人税申告書の作成：税理士業務
税務署への申告代理や対応：税理士業務
契約書に「税務対応も可能」とだけ書かれている場合は、担当する税理士の氏名や提携体制、業務の分担を確認します。曖昧なまま依頼せず、税務判断は顧問税理士へ渡す運用が安全です。
税務申告・税務相談は税理士の独占業務
税理士法第52条は、税理士でない者が税理士業務を行うことを禁じています。対象となるのは、税務代理、税務書類の作成、税務相談の三つです。記帳代行の現場でこの線が問題になるのは、帳簿を作った流れで「そのまま申告書も作ってほしい」「この経費は落とせるか」という依頼が自然に出てくるからです。依頼側に悪意がなくても、受ける側が無資格なら法律上認められません。
記帳と税務を見分ける問いは、過去の取引を記録しているだけか、税額に影響する選択をしているか、です。たとえば、領収書の内容から「消耗品費」と入力するのは記帳です。
しかし「この支出を資産計上せず一括で経費にしたほうが節税になる」と助言するのは税務相談に当たります。また、試算表を出力するのは記帳ですが、確定申告書や法人税申告書を作成して税務署に提出するのは、税務書類の作成と税務代理です。
実務上は、記帳代行業者に依頼する場合でも、税務判断が必要な取引は顧問税理士に回す運用にしておくのが安全です。
業者の側から「申告もこちらで対応します」「税理士は不要です」という説明があった場合は、その業者が税理士登録をしているか、提携する税理士が申告業務を担う形になっているかを確認してください。
この確認を省くと、帳簿の品質だけでなく申告の有効性にも不安が残ります。
顧問税理士を変えずに記帳だけ外注する組み方
顧問税理士を変えずに記帳だけ外注する場合は、記帳代行業者を「入力と帳簿作成」、顧問税理士を「税務判断と申告」、会社を「資料提出と承認」の担当に分けます。顧問税理士は変えなくてOKですが、事前に外注方針を伝え、受け渡すデータ形式とチェック方法の合意を取ることが必要です。
運用開始前のチェックリストは次のとおりです。
顧問税理士が利用できる会計ソフトか
記帳代行業者へ付与する権限は適切か
不明取引を会社と税理士のどちらへ聞くか
税務判断を伴う仕訳へ印を付けるか
月次修正と決算修正を誰が入力するか
証憑の保存場所と閲覧方法は統一されているか
三者が同じクラウド会計を見る方法なら、データ移送や版の混在を減らせます。別ソフトを使う場合は、毎月の確定版を固定し、修正履歴を残します。責任分担を書面化すれば、記帳の外注と税理士業務を無理なく両立できます。
記帳代行は誰に依頼するか
記帳代行の依頼先には、税理士事務所、記帳代行業者、フリーランス、経理BPOがあります。違いは料金だけではなく、対応範囲、担当者の継続性、チェック体制、税務業務との連携です。自社が必要とするのが入力なのか、経理運用全体なのかを先に決めると選びやすくなります。候補ごとに同じ資料と条件を示し、実際の担当範囲で比較してください。
税理士事務所に依頼する場合
税理士事務所に記帳を依頼する最大の利点は、帳簿の作成から申告までを一つの窓口で完結できることです。記帳の段階で税務上の判断が必要な取引が出ても事務所内で処理されるため、別々の相手に確認を取る手間がありません。決算期に帳簿を引き渡す工程も発生せず、年間を通じて同じ担当者が数字を見ている安心感があります。
一方で、税理士事務所の主業務は申告と税務相談であり、日々の入力作業は本業の付随業務という位置づけになりがちです。
そのため、入力が月次ではなく決算前にまとめて行われるケースや、記帳の料金が顧問料と一体になって内訳が見えにくいケースがあります。すでに顧問税理士がいる場合、その事務所に記帳も頼めるかどうかは、事務所の体制次第です。
入力を担うスタッフが十分にいる事務所と、申告に特化していて記帳は受けない事務所に分かれます。
確認したいのは次の点です。記帳を含めた場合に顧問料がどれだけ増えるのか、その金額が入力量に応じて変動するのか。月次で試算表が届くのか、年一回のまとめ入力なのか。証憑の提出方法と、不明取引の問い合わせがどの頻度で来るのか。
そして、記帳を事務所に頼まず別の業者に出した場合、決算時の引き継ぎに追加費用が発生するか。この最後の点は、記帳だけを他に出す判断をする際の比較材料になります。
記帳代行業者に依頼する場合
記帳代行業者は、入力業務を標準化し、複数の担当者で処理する体制を持つことがあります。大量の証憑、クラウド会計、銀行・カード連携などに対応しやすく、税理士とは別に記帳だけを外注したい会社の選択肢です。一方、税務相談や申告を依頼できるとは限らないため、顧問税理士との連携方法を確認する必要があります。
比較時は次を確認します。
証憑整理から対応するか、整理済みデータが必要か
担当者とダブルチェック担当が分かれているか
不明点の回答期限と連絡手段
利用する会計ソフトとデータ返却形式
情報管理、アクセス権、退職者の権限削除
繁忙期も締め日を守れる処理体制
freeeを利用する会社なら、freee 4つ星認定など、対象ソフトに関する実績も判断材料になります。ただし、認定だけで決めず、自社の業種や取引量に近い運用経験、月次チェックの範囲、契約終了時のデータ返却まで確認します。
フリーランスに依頼する場合
簿記の資格を持つ個人や、経理経験者のフリーランスに記帳を依頼する方法もあります。クラウドソーシングや紹介を通じて見つけることが多く、業者や税理士事務所と比べて費用を抑えやすく、小規模な依頼にも柔軟に対応してもらえるのが利点です。会計ソフトに慣れた人であれば、明細連携の設定から入力、試算表の出力までを一人で担えます。
ただし、依頼先が一人であることは、そのまま体制上の弱点にもなります。第一に継続性。担当者が体調不良や他の仕事の都合で作業できなくなると、その月の記帳が止まり、代わりの担当者もいません。第二にチェック体制。
確認する第三者がいない場合、勘定科目の誤りや二重計上に気づくのが決算期になりがちです。第三に情報管理。通帳明細や売上データという機密性の高い情報を個人の端末で扱うことへの許容度は、会社の方針によって分かれます。
依頼を検討する場合は、次を確認してください。秘密保持契約を結べるか。会計データの保存場所と、契約終了時の返却方法。作業が滞ったときの連絡手段と、遅延が続いた場合の契約解除の条件。
そして、税務判断を求めたときに「それは税理士に確認してください」と線を引ける人かどうか。取引数が少なく、社内でも数字を確認できる体制がある会社なら、フリーランスへの依頼は現実的な選択です。
経理BPOに依頼する場合
経理BPOは、記帳だけでなく、請求書発行、入金確認、支払データ作成、経費精算、月次締めなど、経理プロセスをまとめて外注したい会社に向きます。業務フローの設計やマニュアル化を含めて受託する事業者もあり、担当者の退職や採用難に左右されにくい運用を作りやすい点が特徴です。
検討時は次を分けて確認します。
記帳以外に委託する業務
会社側に残す証憑提出と承認
振込データの作成者と最終実行者
入金差異や支払例外の判断者
月次締めの責任者と完了条件
顧問税理士へ渡す資料と時期
請求・支払を社内で問題なく回せるなら、経理BPOは範囲が広すぎる場合があります。入力だけを切り出すなら記帳代行、日常経理の運用まで立て直すなら経理BPOと判断します。具体的なサービス範囲の比較は経理代行の解説と中小企業向け経理代行サービス比較で確認してください。
記帳代行の料金の見方｜仕訳数で決まる相場の考え方
記帳代行の料金は、多くの場合、月あたりの仕訳数を基準に決まります。
同じ「月額」という表示でも、含まれる仕訳数の上限、証憑整理の有無、消費税の区分処理、納期の条件によって実際の作業量は大きく変わるため、金額だけを並べて比較すると判断を誤ります。
この章では、具体的な金額ではなく、料金がどの要素で組み立てられているかを整理します。具体的な相場の数字は経理代行の料金相場にまとめていますので、ここでは見積書を読み解くための考え方を先に押さえてください。まず、仕訳数によって単価が変わる仕組みからです。
仕訳数別に単価が変わる仕組み
記帳代行の料金は、一定期間に処理する仕訳数を基準に区分されることが一般的です。仕訳数とは、証憑の枚数と必ずしも一致しません。一枚の請求書から複数の科目へ分けて入力する場合もあれば、通帳の一行が一仕訳になる場合もあります。まず現在の会計データから月ごとの仕訳数を確認し、繁忙月を含めて見積もり条件をそろえます。
料金表を見るときの確認項目は次のとおりです。
仕訳数の集計期間は月単位か年単位か
上限を超えた場合の計算方法
自動連携した明細も一仕訳として数えるか
複合仕訳や部門別仕訳の数え方
取引がない月にも固定料金がかかるか
過年度分や滞留分は別見積もりか
月ごとの変動が大きい会社は、閑散月の安さだけでなく、年間の見込み仕訳数で比べます。具体的な価格水準や仕訳数別の相場は経理代行の料金相場に集約し、ここでは計算条件と含まれる作業を確認してください。
証憑整理・消費税区分・納期で追加作業が変わる
仕訳数が同じでも見積金額が異なる理由は、仕訳の前後に発生する作業の量にあります。代表的なのが証憑整理です。紙の領収書を封筒のまま受け取り、日付順に並べて明細と突き合わせる工程が含まれる契約と、依頼側が整理済みのデータを渡す前提の契約では、代行側の工数が大きく違います。見積を比較するときは、どちらの前提で書かれているかを確認してください。
次に消費税の区分です。課税事業者であれば、取引ごとに課税・非課税・不課税、そして税率の区分を付ける必要があり、インボイス制度の下では請求書の登録番号の確認も加わります。
免税事業者の記帳と比べて一件あたりの確認項目が増えるため、この処理を含むかどうかで単価が変わる業者は多くあります。簡易課税か本則課税かによっても求められる入力の精度が違うので、自社の課税方式を伝えたうえで見積を取ることが必要です。
最後に納期です。翌月中旬に試算表が出る標準的なスケジュールと、翌月初旬に確定させる短納期では、代行側の人員配置が変わります。また、数か月分をまとめて渡す場合や、決算直前の駆け込み依頼は、割増になるのが一般的です。これら三つの要素を見積の前提条件として書き出し、複数の業者に同じ条件で見積を依頼すると、金額差の理由が読み取れるようになります。
月額だけでなく初期作業と年間トータルコストを見る
見積もりは月額の入力費だけでなく、利用開始時から契約終了時までに発生する作業を含めて比較します。初期設定では、勘定科目や補助科目の整理、過去仕訳の確認、銀行・カード連携、開始残高の登録が必要になることがあります。運用中も、証憑整理、不明点の照会、急ぎの納品、月次チェックが別料金なら、表示された月額との差が広がります。
年間トータルで確認する項目は次のとおりです。
初期設定と過去データ移行
通常の仕訳入力
仕訳数超過時の追加作業
証憑のスキャン、整理、保管
月次チェックと修正対応
決算前の追加確認
データ出力と契約終了時の返却
比較表には、同じ仕訳数、同じ証憑状態、同じ納期を記載します。月額が低くても、社内で前処理に多くの時間がかかるなら総負担は軽くなりません。金額と社内工数を合わせて評価し、具体的な相場は経理代行の料金相場で確認するのが適切です。
具体的な記帳代行相場は経理代行の料金相場で確認する
この記事では、記帳代行の料金がどの要素で構成されるかを中心に説明してきました。仕訳数の区分ごとの月額目安や初期設定費の相場、年間トータルでの比較表といった具体的な金額は、経理代行の料金相場に切り分けて整理しています。金額は業者や時期によって動くため一か所にまとめたほうが古い数字が残りにくく、金額を先に見ると範囲の違いを見落としやすくなるからです。
経理代行の料金相場を読む前に、次の項目を自社の条件として書き出しておいてください。月あたりの取引件数のおおよその数。証憑を紙で渡すか、電子データで渡すか。課税事業者か免税事業者か、課税事業者なら簡易課税か本則課税か。月次で試算表が必要か、年一回で足りるか。使用している会計ソフトの種類。顧問税理士がいるか、その税理士に記帳も頼めるか。
これらが整っていれば、相場の数字を見たときに「自社は上限に近い仕訳数だから上のレンジになる」「証憑整理は自社でやるので下のレンジで見積を取れる」という読み方ができます。記帳代行と経理代行を金額面から比較したい場合は、
中小企業向け経理代行サービス比較と経理代行サービスも合わせて確認してください。範囲を決めてから金額を見る、という順番が契約後のずれを防ぐ近道です。
格安の記帳代行で失敗しないための確認ポイント
低価格のプランが自社に合うかは、入力品質だけでなく、依頼前の準備量と納品後の確認量で決まります。範囲が狭いから安いサービスと、体制を効率化しているサービスは同じではありません。契約前に作業範囲、担当体制、法令上の線引き、データ返却を順に確認します。説明が曖昧な項目は口頭で済ませず、見積書や契約書に残してください。
入力だけか、証憑整理や月次チェックまで含むか
格安の料金を掲げる記帳代行の多くは、「仕訳入力のみ」を前提にしています。それ自体に問題はありませんが、依頼側が「記帳代行」という言葉から証憑の整理や月次の確認まで含まれると思い込んでいると、契約後に追加料金や想定外の社内作業が発生します。安さの理由が範囲の絞り込みにあるのか、体制の薄さにあるのかを見分けることが最初の関門です。
確認すべき項目は次の通りです。第一に、証憑の受け取り形式。整理済みのデータを渡す前提か、紙の束を渡してよいのか。第二に、明細連携の設定を代行側が行うか、依頼側が済ませておくのか。第三に、入力後のチェック。
別の担当者が確認する工程があるか、入力者本人の確認だけか。第四に、月次の残高照合を代行側が毎月行うのか、依頼側の作業なのか。第五に、不明取引の扱い。仮払金などにまとめて処理して終わりなのか、問い合わせのうえで確定させるのか。
分岐としては、自社に経理経験者がいて、証憑整理と月次確認を社内で回せるなら、入力のみの格安契約は合理的な選択です。逆に、経営者が一人で経理を兼ねていて確認の時間が取れないなら、安く見えても決算前の修正作業が膨らみます。その場合は、月次チェックまで含む契約か、税理士事務所への依頼を比較対象に入れてください。
担当者の経験・ダブルチェック・情報管理の体制
記帳品質は、担当者個人の経験だけでなく、組織として誤りを見つける仕組みに左右されます。担当者が入力し、別担当者が証憑との一致や勘定科目を確認するのか、チェックは自動検知だけなのかを聞きます。業種特有の取引、部門別管理、消費税区分へ対応した経験も確認すると、自社との相性を判断しやすくなります。
契約前の確認項目は次のとおりです。
主担当者の実務経験と対応業種
担当者不在時の代替体制
一次入力と二次チェックの役割
誤りが見つかった場合の修正手順
月次ごとの品質報告の有無
証憑と会計データへアクセスできる人
データの保存場所、暗号化、権限管理
退職者や委託終了者の権限削除
安さを維持するため、一人の担当者が入力から納品まで行うサービスもあります。その場合は、社内または顧問税理士がどこまで再確認するかを決めます。価格差は、誰が最終チェックを負担するかまで含めて評価してください。
税務相談や申告まで無資格で請け負っていないか
格安の記帳代行を選ぶときに、料金と同じくらい重要なのが、その業者がどこまでを請け負うと説明しているかです。記帳の範囲に留まっているなら問題はありませんが、「申告書も作成します」「節税のアドバイスもします」「税理士は不要です」といった案内があれば、税理士法に触れる可能性を疑ってください。税務代理、税務書類の作成、税務相談は税理士の独占業務です。
確認すべきなのは次の点です。第一に、会社概要や契約書に税理士の登録番号や税理士法人名が記載されているか。第二に、申告業務を行う場合、その担当が税理士であることが明記されているか。
第三に、「提携税理士」という表現がある場合、実際に申告書に署名するのが誰かが明確か。第四に、記帳の過程で税務判断が必要になったとき、顧問税理士への確認が想定されているか、業者側が回答してしまう運用になっていないか。
ここまで確認する必要があるのは、無資格者が作成した申告書に誤りがあった場合、その責任は依頼側に及ぶからです。安い料金に含まれていた「申告サービス」が、修正申告や加算税につながりかねません。
記帳を外注しつつ税務は顧問税理士に残す組み方であれば、業者に求めるのは入力と帳簿作成の品質だけで済みます。線引きが明確な業者ほど、契約書の範囲記載も明確なのが通例です。
契約終了時に会計データと証憑を返却できるか
会計データと証憑は、契約終了後も会社が決算、申告、税務調査に使用する重要な記録です。サービスの専用画面でしか閲覧できず、解約するとアクセスできなくなる状態は避けます。会計ソフトのデータ、仕訳帳、総勘定元帳、試算表、証憑画像、不明点の回答履歴を、どの形式で受け取れるかを契約前に確認します。
返却条件のチェックリストは次のとおりです。
会社名義の会計ソフト環境を使うか
仕訳データを汎用形式で出力できるか
証憑画像を一括取得できるか
フォルダ名やファイル名が取引と対応しているか
返却までの期限と費用
解約後の閲覧可能期間
事業者側のデータ削除時期
依頼先を変更する可能性があるなら、少量のデータを試しに出力し、顧問税理士や次の事業者が読めるか確認します。返却形式が曖昧な場合は、契約書や仕様書へ明記を求めます。月次でバックアップを受け取れば、解約時の一括移行リスクも抑えられます。
記帳代行が向いている会社・経理代行が向いている会社
記帳代行と経理代行のどちらが合うかは、会社の規模だけで決まるわけではありません。判断の軸は「経理業務のうち、どの工程が詰まっているか」です。
入力作業だけが負担で、請求や支払は問題なく回っているなら記帳代行で十分ですし、請求書の発行や支払の実行、給与計算まで手が回らないなら、入力だけを外に出しても詰まりは解消しません。
ここでは三つの典型的な状況に分けて、それぞれどちらを選ぶべきかを整理します。まず、入力作業を減らしたい個人事業主や一人会社の場合から見ていきます。
入力作業だけを減らしたい個人事業主・一人会社
個人事業主や一人会社で、請求、入金確認、支払は自分で管理できる一方、領収書や明細の入力に時間を取られているなら、記帳代行が適しています。経理全体を外注する前に、定型的な入力作業だけを切り出せるためです。本業の時間を確保しつつ、帳簿を定期的に更新する運用を作れます。
向いているかは次で判断します。
請求書を自分で漏れなく発行できる
入金と支払の予定を把握できる
証憑を決めた日までに提出できる
不明取引への質問に回答できる
支払承認と振込実行を自分で行える
税務相談と申告は税理士へ依頼できる
反対に、請求漏れがある、未入金を追えていない、支払期限を管理できない状態では、入力だけを外注しても問題は解消しません。その場合は、経理代行や経理BPOまで検討します。まず一か月の経理作業を書き出し、負担が入力に集中しているかを確認してください。
請求・支払は社内で回せる会社
経理担当者や事務スタッフがいて、請求書の発行、支払の実行、入金の確認が社内で問題なく回っている会社は、記帳代行が最も効果を出しやすい状態です。月末に会計ソフトへの入力が溜まり、試算表が翌々月にならないと出てこない、決算前に税理士から大量の資料請求が来るという症状があるなら、入力工程だけを切り出して外に出せば、担当者の時間を本来の業務に戻せます。
この判断が合っているかは、次の点で確かめられます。請求書の発行漏れや支払の遅延が、ここ数か月で起きていないか。入金の照合を月内に終えられているか。担当者の残業時間の大半が、入力作業と証憑の突き合わせに使われているか。
前の二つが「問題なし」で、最後が「そうだ」なら、記帳代行で解決できる範囲に課題が収まっています。逆に、請求や支払にも遅れが出始めているなら、次の節で扱う経理代行を含めて検討したほうが合理的です。
記帳代行を選ぶ場合、社内担当者の役割は「入力する人」から「証憑を揃えて渡し、試算表を確認する人」に変わります。この変化を担当者と共有しておくことが、外注を機能させる条件です。記帳代行と経理代行を金額面も含めて比較したい場合は、中小企業向け経理代行サービス比較と、経理代行サービス（/keiri-daiko）を参照してください。
請求・支払・給与まで手が回らない会社は経理代行を検討する
請求書の発行が遅れる、入金確認ができない、支払期限を逃す、給与計算の資料がそろわないといった状態では、記帳代行だけでは改善が限定的です。帳簿への入力は取引後の記録であり、請求や支払を実行する日常業務そのものではないためです。経理代行なら、請求データ作成、入金消込、支払予定表、経費精算、月次締めなどを範囲にできます。
切り替えの判断項目は次のとおりです。
請求書を決めた日に発行できているか
未入金を把握し、担当者へ連絡できるか
支払予定と口座残高を確認できるか
経費精算が締め日までに終わるか
給与計算へ必要情報を渡せるか
月次完了を管理する担当者がいるか
一つでも属人化して止まりやすい業務があれば、その工程を含む経理代行を比較します。ただし、最終承認や振込実行は社内に残す設計が一般的です。委託範囲の比較は経理代行の解説と中小企業向け経理代行サービス比較で確認してください。
記帳代行を依頼する前に準備すること
依頼開始後の遅れや追加作業は、資料の渡し方と締め日の認識違いから起こりやすくなります。見積もりを取る段階で、会計ソフト、証憑の種類、提出方法、社内の承認者を整理してください。納品物と不明点の確認ルールまで決めると、初月から同じ手順で回せます。まず一か月分を試行し、提出から納品までの流れに無理がないか確かめます。
使用する会計ソフトとデータ連携方法
依頼する前に、使う会計ソフトと、そこへのデータの流し込み方を決めておく必要があります。代行側が自社のソフトで入力してデータだけを渡す形と、依頼側のクラウド会計に代行側がログインして入力する形では、データの所有と閲覧のしやすさが大きく異なります。後者であれば帳簿の進行状況をいつでも見られ、契約が終わってもデータは自社に残ります。
確認すべきなのは次の点です。第一に、対応ソフトの種類。freeeやマネーフォワード クラウド、弥生会計のどれに対応しているか。
freeeの認定アドバイザー制度で四つ星などの上位認定を受けている事業者なら、連携設定や自動仕訳の運用に慣れていると見てよいでしょう。第二に、銀行口座やカード、決済サービスの明細連携を誰が設定するか。
第三に、連携できない現金支払や手書き領収書をどう受け渡すか。第四に、代行側に付与する権限。閲覧と入力はできても、振込や承認の権限は渡さない設定にできるか。
すでにソフトを使っている会社は、それに対応した代行先を探すのが最短です。これから選ぶなら、顧問税理士が決算時にデータを受け取れる形式かを先に確認してください。記帳を外注し、申告は顧問税理士に任せる組み方では、三者がひとつのソフト上で数字を共有できるかが、期末の手戻りを減らす鍵になります。
必要書類と提出スケジュール
記帳代行へ渡す資料は、売上請求書、仕入・経費の請求書、領収書、銀行口座の明細、クレジットカード明細などです。現金出納帳、借入金の返済予定表、給与明細、固定資産の購入資料が必要になる場合もあります。資料の種類ごとに、原本、画像、PDF、CSV、クラウド共有のどれで提出するかを決めます。
準備表には次を記載します。
資料名と保管場所
提出する社内担当者
対象期間と締め日
提出形式とファイル名
不足時の確認先
原本を返却する時期
顧問税理士にも共有する資料
毎月の提出日から逆算し、従業員の経費精算、請求書受領、社内承認の締め日も設定します。証憑が一件遅れるたびに記帳を止めるのか、未確定一覧へ回して次月に修正するのかも決めてください。初回は資料一覧とサンプルを依頼先へ見せ、読み取れない形式や不足項目がないか確認すると、開始後の差し戻しを減らせます。
納品物・締め日・不明点の確認方法
契約前に最後に固めておきたいのが、何がいつ届き、わからない取引をどう処理するかという運用の取り決めです。ここが曖昧だと、「試算表がいつ来るのかわからない」「不明取引が仮払金のまま放置されている」という状態になり、外注したはずの記帳がかえって管理の負担になります。
納品物については、月次で受け取るものを列挙してください。試算表、総勘定元帳、補助元帳のうちどれが届くか。会計ソフト上で閲覧できる形か、PDFで送られてくるか。年次では、顧問税理士へ渡すデータの形式と時期を決めておきます。
締め日は、依頼側が証憑を提出する期限と、代行側が納品する期限をそれぞれ営業日で固定します。「月末締め、翌月第五営業日までに証憑提出、翌月二十日までに試算表納品」のように書き出すと、遅延の責任がどちらにあるかが明確になります。
不明点の確認方法は、運用の中で最も摩擦が起きやすい部分です。判断できない取引をどのタイミングでまとめて問い合わせるのか、回答期限は何日か、回答がないまま締め日が来た場合はどう処理するのか。
手段がメールか、会計ソフト上のコメント機能か、チャットかも決めておきます。税務上の判断が必要な問い合わせは顧問税理士に回す流れも合わせて確認しておくと、記帳代行と税理士の役割が運用の中でも分かれます。
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